職場のコミュニケーション改善方法8選！　取り組む際のコツ・テクニックも解説

会社内で従業員同士が行うコミュニケーションは、業務を円滑に進めるために欠かせません。しかし、中には自社のコミュニケーションがうまくいっていないと感じている企業も多いでしょう。社内コミュニケーションの活性化には、さまざまな方法があるものの、何を選べば良いのか悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。

本記事では、職場のコミュニケーションを改善する方法や改善のコツ、コミュニケーションのテクニックなどを解説します。社内のコミュニケーションに課題を感じている経営者や人事部の方は、ぜひ参考にしてみてください。

職場コミュニケーションの改善方法

職場のコミュニケーションを改善する主な方法は、以下の通りです。

• 社内交流ランチを開催する
• 1on1ミーティングを実施する
• メンター制度を導入する
• 社内イベントを開催する
• 社内SNSを導入する
• 交流が生まれるオフィス空間を構築する
• ITツールを活用する
• コミュニケーション研修を受ける

具体的な改善策を一つずつみていきましょう。

社内交流ランチを開催する

社内交流ランチとは、交流やコミュニケーションを目的として、複数人で一緒に昼食に行く制度です。費用は会社が負担する場合もあります。

ランチタイムを活用することで、お酒の飲めない人でも気軽に参加できるため、飲み会・宴会での交流よりも効果的だといわれています。就業時間内なので翌日の仕事を気にする必要もなく、時間的・金銭的・精神的に役職や雇用形態にかかわらず参加しやすいです。

社内交流ランチは、定期的に開催しましょう。できるだけメンバーはシャッフル形式にして、異なるチームや部署など普段あまり関わる機会のない人とも交流できる機会を設けることで、社内全体での交流が生まれます。

1on1ミーティングを実施する

コミュニケーション活性化の方法として、1on1ミーティングの実施も有効です。1on1ミーティングとは上司と部下が1対1で行う面談で、上司が部下の成長をサポートするために定期的に実施します。

1on1ミーティングでは、部下を主役にするのがポイントです。指導や評価のためではなく、メンバーが管理職に対して自分の考えや気持ちを素直に伝えられる場にすることで、上司が部下の持つ悩みや不安、問題点を把握しやすくなります。結果的に、上司と部下の信頼関係の醸成やモチベーションの向上が期待でき、業務改善・人材育成にもつながります。

部下との良好な関係を築くためには、一回当たりの時間は30分程度で構いません。週に1回・月に1回などのペースで定期的に開催すると効果的です。

メンター制度を導入する

コミュニケーション改善のため、メンター制度を導入するのも一つの方法です。若手社員に相談者（メンター）として先輩社員を付ける制度をメンター制度といいます。普段周囲に相談しにくい仕事の悩みなどを気軽に話せる環境を整えることが目的で、上司や仕事の指導役ではなく、メンタル面でのサポートが主な役割です。

日本メンター協会の調査でも、多くの企業が職場コミュニケーションの活性化を目的として、メンター制度を導入しています。同調査によると、メンター制度導入目的で最も多いのが「職場のコミュニケーションの活性対策」でした（※）。

年が近い従業員、または在籍年数が近い従業員と1対1の関係になるため、入社して間もない従業員も比較的相談がしやすく、職場になじみやすくなります。メンターは同じチーム内に限定する必要はないため、異なる部署間でのつながりも構築できるでしょう。先輩社員との交流が生まれることで、新入社員の定着率が上がるだけでなく、職場全体の風通しが良くなる効果も期待できます。

※出典：日本メンター協会.メンター制度導入実態調査.
https://www.mentor-kyoukai.jp/mentor-system/report2022/ ,（参照 2024-12-02）.

社内イベントを開催する

社内イベントを開催すれば、従業員同士でのコミュニケーション活性化につながります。イベントを通じて、職場の一体感を醸成でき、従業員のモチベーション向上も期待できるでしょう。主な社内イベントの企画やアイデアは、以下の通りです。

• お花見やクリスマス会など季節のイベント
• 入社や異動に伴う懇親会・交流会・歓送迎会
• 合宿・社員旅行
• スポーツ・アウトドアイベント
• 勉強会や社内表彰会などスキルアップイベント

定期的にイベントを開催して従業員のコミュニケーション改善を図っている会社もあります。イベントは積極的に参加したくなるよう、アンケートなどで従業員の趣味・嗜好などを把握した上で企画するとより効果的です。

社内SNSを導入する

従業員が情報を発信できる社内SNSを導入するのもコミュニケーション改善の一つの方法です。社内報よりも手軽に発信内容を確認しやすく、部署やチームなど、組織の枠を超えた従業員同士のやり取りも促進できます。若手社員ならSNSツールの扱いにも慣れているため、社内報よりも親しみやすいでしょう。

他にもSNSツールには、以下のようなメリットがあります。

• 誰でも発信者になれる
• 業務上の情報やノウハウを簡単に共有できる
• 画像・動画もシェアできる

ただ、一方で、以下のようにSNSならではの注意点もあるため運用には注意が必要です。

• 外部への情報流出リスク
• 投稿が発信者の意図と異なる意味で解釈される
• 業務と関係ない話で盛り上がってしまう場合がある

交流が生まれるオフィス空間を構築する

コミュニケーションを改善したいなら、オフィス環境に従業員同士の交流が生まれやすい工夫を取り入れてみると良いでしょう。例えば、フリーアドレスの導入は、コミュニケーションの活性化に効果的です。フリーアドレス制では、従業員は固定席を持たず、働く席を自由に選べます。デスクレイアウトを変更すればオフィス内のスペースを有効に使える他、自分で席を選ぶため従業員が自律的に働くようになるのもメリットです。

ただし、フリーアドレスを導入するだけでは、仲が良い人同士で集まる可能性もあります。他にもオープンミーティングエリアやカフェスペース、休憩室など、従業員の自然な交流が生まれるような仕掛けを併せて導入するのがおすすめです。

ITツールを活用する

DX推進の必要性が高まっている昨今では、従業員同士がコミュニケーションを取りやすいようITツールを導入するのも有用です。

チャットツールを利用すれば、メールよりもカジュアルかつ手軽にメッセージのやり取りができます。メールほどフォーマルな文章ではなく、絵文字やスタンプなども使えるため、雰囲気や気持ちを伝えやすいのもメリットです。仕事中、相手が忙しそうにしていて直接話し掛けにくいときでも、チャットツールで一言声を掛けるだけなら罪悪感を持ちにくいでしょう。

ツールを活用してコミュニケーションを取るハードルを下げることで、コスト削減や業務効率化にもつながります。多様な働き方が広がる中、チャットツールを利用することで、対面でのコミュニケーションが難しい場面を補完する役割も期待できます。

コミュニケーション研修を受ける

社内のコミュニケーションを改善したい場合、コミュニケーション研修の受講も検討しましょう。専門の研修によって自分の意見の伝え方・相手の意見の聴き方のノウハウを学ぶことで、コミュニケーションの齟齬を防止し、信頼関係の構築や業務効率の改善に役立ちます。

チームや部署単位で研修を受ければ、受講内容を共有でき、コミュニケーションの取り方に関する社内での共通言語を構築できます。仕事に対する考え方や話を聴く姿勢、相手の性格や価値観の把握などの方法論が統一化されるため、コミュニケーション改善に向けた取り組みもスムーズに進むでしょう。

特に、役職や年齢が異なる従業員同士では、価値観や考え方のギャップが大きく、コミュニケーションエラーが発生しやすい傾向があります。コミュニケーションエラーはトラブルの原因となりやすく、頻発すると離職してしまう若手も少なくありません。同じ研修を受けて、相手の考え方の傾向を理解し、価値観や考え方を統一しておくことが重要です。

職場コミュニケーションを改善することで得られる4つのメリット

社内コミュニケーションの改善は、以下のように、組織にとってメリットが多いです。

• 生産性の向上
• 問題解決・意思決定のスピードアップ
• 優秀な人材の確保
• 新しいアイデアやイノベーションの創出

ここからは、職場のコミュニケーション改善によって得られるメリットの詳細を解説します。

生産性の向上

生産性の向上は、コミュニケーション改善がもたらす大きなメリットの一つです。円滑なコミュニケーションが取れる職場では、意見や問題を共有し、お互いにサポートし合える環境が構築できます。そして働きやすく、やりがいを感じられる職場では、おのずと会社に対するエンゲージメントは向上します。エンゲージメントとは、企業と従業員の関係性を表す概念で、従業員が持つ会社への愛着や貢献意欲、忠誠心を指す言葉です。

エンゲージメントの高い組織では、従業員の働く意欲や熱意が高いため仕事中のミスは減少し、業務の質は向上するため、生産性が高まることが分かっています。コミュニケーション改善によって、同じ人材でもパフォーマンスが大きく変わる可能性があるのです。

問題解決・意思決定のスピードアップ

社内コミュニケーションが活性化すると、問題解決や意識決定のスピードが向上する点もメリットです。従業員同士で自由に意見を言えたり、情報が共有されやすかったりする職場環境では、課題や問題点が早期に明らかになりやすく、問題が発生した際の解決に向けたアクションのスピードを速められます。結果として、迅速な問題解決が実現するはずです。

また従業員間のコミュニケーションエラーも起きにくくなるため、意思決定の質も向上します。全メンバーに誤解なく、スピーディーに必要な情報を伝達できるようになるため、メンバー同士でも連帯感が生まれ、意思決定に対する理解や支持も得やすくなるでしょう。

優秀な人材の確保

コミュニケーションの活発な職場は、優秀な人材を確保しやすくなります。従業員の間でたびたびコミュニケーションエラーが起きている環境ではストレスがたまるだけでなく、仕事がスムーズに進みません。トラブルも頻発するようになり、従業員の離職にもつながるでしょう。特に、優秀な人材ほど働きやすく、成果を出せる職場に移ってしまいます。職場でのコミュニケーション不全は、優秀な人材の流出につながる点でも大きな問題です。

よって、社内コミュニケーションの改善は、優れた人材を企業にとどめておくためにも重要といえるでしょう。離職率が低い職場は、採用面でもプラスなため、新たに優秀な人材が入ってくる可能性も高くなり、企業で課題になりがちな人材確保にも有効です。

新しいアイデアやイノベーションの創出

誰もが発言しやすい環境で意見交換ができると、発想力の発揮・促進につながり、新しいアイデアやイノベーションの創出にも効果的です。

今までにない斬新なアイデアは、他者と会話する中で浮かびやすくなります。人との関わりは適度な刺激になり、ひらめきに通じる素材を得やすくなるためです。特に、異なる価値観の人と交流を持つことが有効だといわれています。社内コミュニケーションの活性化は、新しいアイデアやイノベーションを生み出すもととなるでしょう。

職場コミュニケーションの改善が難しい理由

職場のコミュニケーション改善はうまくいかないケースも少なくありません。コミュニケーション改善が難しい主な理由は、以下の通りです。

• コミュニケーション改善への現場の意識が低い
• 縦割り組織で他部署や他チームとの交流がない
• 他の従業員と交流する機会が少ない

それぞれの具体的な理由や対策を解説します。

コミュニケーション改善への現場の意識が低い

経営層や人事部が職場のコミュニケーションに問題があると感じていても、現場では問題意識が低いことは珍しくありません。現場がコミュニケーションを活性化したいと思っていない場合、取り組みを行っても改善の成果も上がらなくなります。また従業員の中には、仕事中の会話が生産性の低下につながると考え、否定的に捉えている人もいるでしょう。

職場のコミュニケーションの改善を必要と思っていなければ、会社がいくら改善努力をしても浸透しないままになってしまいます。

コミュニケーション自体を改善する前に、まずは経営者や人事部の考えを現場に十分に浸透させることが欠かせません。業務中の適度な会話や雑談は生産性向上に効果があることを伝え、全従業員にコミュニケーションの重要性を理解してもらいましょう。

縦割り組織で他部署や他チームとの交流がない

会社が縦割り組織になっており、他部署や他チームとの交流がないのも、従業員同士のコミュニケーションが生まれにくくなる要因となります。縦割り組織とは、営業や開発、経理など、業務内容や部署・部門で縦に細分化された組織構造です。

各部署は本来協力し合って業務を進めていくのが理想ですが、実際には、部署内での仲間意識が強くなり過ぎて、部署間や事業所間でのコミュニケーションや連携が取りにくくなるケースも多々あります。

また同部署やチーム内でヒエラルキーが強くなり、同調意識や心理的安全性が低下するリスクにも注意が必要です。縦割り組織には専門性が高くなるなどのメリットもあるものの、デメリットも多いため、部署間の交流を積極的に推進していきましょう。

他の従業員と交流する機会が少ない

業務内容やポジションにより、周囲と交流する機会が少ない場合も、職場全体のコミュニケーションが不足する要因の一つです。業務上のやりとりがない人とは、当然ながら交流する機会は少なくなり、全く喋ったことがない人も出てくるものです。話す機会がない従業員同士であれば、何か特別なきっかけがなければコミュニケーションは生まれません。

従業員本人に問題があるわけではないため、企業が意識的に交流する機会を作らないと、交流しにくい雰囲気ができてしまい、社内のコミュニケーション量はさらに低下します。そのため、会社側から積極的に他の従業員との交流機会を増やしていきましょう。

業務上、直接関わらない人とも交流する機会があれば、組織の一体感の醸成や風通しの良い職場作りなどにつながります。

社内コミュニケーションを改善するコツ

社内コミュニケーションの改善は簡単ではありません。そのため、以下のようなポイントを押さえておくことが大切です。

• タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションを意識する
• 小さいコミュニケーションから始める
• 立場が上の人から話し掛ける
• コミュニケーションを取りやすい環境を作る

職場のコミュニケーションを改善するコツを詳しくみていきましょう。

タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションを意識する 

社内コミュニケーションの活性化には、タテ・ヨコ・ナナメを意識しましょう。会社でのコミュニケーションには、タテ（経営層・上司）やヨコ（部署内・同僚）・ナナメ（別部署や別事業所）と3つのコミュニケーションがあります。

コミュニケーションの改善を図る場合には、3つのうちどこに課題があるのかを把握して対策を立てるのが大切です。タテのコミュニケーションなら上司と部下の面談・ミーティングの機会を設ける、ヨコやナナメならイベントや交流ランチ、ツール、SNSなどを利用して交流を活性化させるなどの対策が考えられます。

タテ・ヨコ・ナナメ全てのコミュニケーションが円滑になるよう意識して改善を図りましょう。

小さいコミュニケーションから始める

まずは小さなコミュニケーションの実現から始めていきましょう。小さなコミュニケーションとは、日常会話や挨拶、声掛け、雑談、小まめな報連相などの相手とのつながりを意識したコミュニケーションです。

現代社会では、ITツールを利用したコミュニケーションが増えており、コミュニケーションエラーが発生しやすくなっています。そのため、対面時の小さなコミュニケーションから会話のスキルや意識を高めていくと良いでしょう。普段から声を掛け合っていると、お互いに信頼関係が生まれ、さらにコミュニケーションがスムーズに進むようになります。

初めのうちは質よりも量を大切にして、職場全体で積極的に声を掛け合うとともに、相手の話を聴く姿勢を育てていきましょう。

立場が上の人から話し掛ける

職場のコミュニケーションを活性化するには、立場が上の人から積極的に話し掛けることが重要です。若手社員が、先輩や上司、経営層に気軽に話し掛けられないことは容易に想像できるでしょう。コミュニケーション改善を図るなら、立場が上の人から積極的に取り組まなければなりません。上の人が取り組んでいなければ、現場でもやらなくていいという雰囲気ができてしまいます。

しかし、いきなり話し掛けると部下が緊張してしまう場合もあるため、立場が上の人は相手に合わせた声掛けや話し方を意識しましょう。労いや励ましの言葉、困っているときなど、何気ない一言が部下との距離を縮める場合もあります。

コミュニケーションを取りやすい環境を作る

コミュニケーションの改善には、従業員の意識を変えるだけでなく、従業員がお互いに話しやすい環境の整備も大切です。

• ITツールの導入

気軽に利用できるチャットツールやWeb会議ツールなどコミュニケーションを活性化させるツールの導入。

• オフィス環境の整備

雰囲気・レイアウトが悪いオフィスや散らかったオフィスは従業員のモチベーションを下げるため、明るく整理整頓されたオフィスを心掛ける。

• 心理的安全性の確保

心理的安全性とは、従業員が誰に対しても不安や恐怖を感じずに安心して自分の気持ちや考えを表現できる状態。心理的安全性の確保には、立場にかかわらず自分の意見を発信できる企業文化や人事評価基準が大切になる。

コミュニケーションを取りやすい環境ができていないと、経営権や管理職など話し掛けやすいポジションの人だけの取り組みになってしまいます。

コミュニケーションを取るときの具体的なテクニック・心掛け

最後は、社内でコミュニケーションを取る際の具体的なテクニック・心掛けを解説します。

• 自己開示を行う
• 結論から話す
• ポジティブな反応・発言を意識する
• 傾聴を重視する

特に管理職や立場が上の人に実行してもらうと良いでしょう。

自己開示を行う

コミュニケーションを取る際には、積極的な情報開示を心掛けます。相手がどのような人間か分からなければ、漠然とした不安を感じるのが自然です。心理的安全性が確保できず、コミュニケーションの活性化にもつながりません。また相手に発言ばかり求めるのは、尋問のように取られてしまう恐れがあります。よって、まずは自分から情報を開示して、相手との距離を詰めていきましょう。

人間には相手にお返ししようとする返報性の心理があるため、自己開示でも返報性を利用して相手から自分の話を引き出すのがポイントです。自分の話をするとともに、相手にも自己開示しやすい質問をすれば、欠点や弱みなどの開示もやりやすくなります。

結論から話す

コミュニケーションでは、初めに結論を伝えましょう。一番伝えたい内容、相手が知りたいと思っている事柄から話し始めれば、最後まで聞いてもらいやすくなります。まず結論を述べた後に、理由や補足事項などを話すと分かりやすい説明になるでしょう。

反対に相手の質問に結論から応えず、経緯の説明や言い訳から入ると、相手は知りたい気持ちを持ったまま話を聞き続けるため、イライラしてしまうかもしれません。コミュニケーションを取りにくい人だと思われれば、自然と会話も減ってしまいます。

会話の際には、相手の立場に立って、配慮したり想像力を働かせたりするのも重要です。上司や同僚からの指示が明確でないと感じているビジネスパーソンは多く、コミュニケーションギャップには注意する必要があります。

ポジティブな反応・発言を意識する

コミュニケーションを取る際は、ネガティブな言葉は避け、ポジティブな反応や発言を意識しましょう。相手の意見を肯定的に受け入れて褒める、拒絶や否定をしないなどの対応が大切です。

否定的な表現は、相手を傷つけたり、気分を悪くさせたりしてコミュニケーション意欲を低下させる恐れがあります。ポジティブな言葉は相手の感情を害さないだけでなく、プラスの反応を引き出せるため、会話を弾みやすくなるでしょう。

会話の内容全てを好意的に思えなかった場合でも、いったん相手の発言を受け止め、ポジティブな反応を返すよう意識してください。小まめに労いの言葉を掛けたり、小さな成果を褒めたりするのも有効です。また言葉だけでなく、非言語のコミュニケーションも用いると良いでしょう。

傾聴を重視する

良いコミュニケーションのためには、自分が主張するよりも相手の話を傾聴する姿勢が大切です。コミュニケーションとは「聞く力（傾聴力）」といってもいいほどで、いかに相手の話に耳を傾け、熱心に聞くかが重要になります。傾聴するには、単に話を聞くだけでなく、言葉の深い意味や話し方、表情、声のトーンなどにも注意を払う真剣さが大切です。

傾聴力には、相手を肯定する姿勢を持ちながら、考えや意見に共感を示し、正直な気持ちで接する態度が必要です。傾聴力が身に付けば、相手の立場に立って考えた発言や質問ができるようになり、信頼関係の構築につながります。

職場コミュニケーション改善におすすめなコミュニケーション強化研修

職場でのコミュニケーション改善におすすめなのが、行動診断メソッドDiSC診断を活用したワークハピネスの「対人コミュニケーション強化研修」です。DiSC®理論を元に、コミュニケーションに起因する組織の課題解決を目指す改善手法を体験を通じて学べます。「社内で雑談が増えて欲しい」「他部署との連携を高めたい」「コミュニケーションロスが多い」などの悩みや課題を持つ企業に向けた研修です。

DiSC®理論とは、人の性格や行動パターンを「主導」「感化」「安定」「慎重」の4つのタイプに分類するアセスメントで、心理学者ウィリアム・マーストン博士によって提唱されました。研修ではDiSC®理論を理解するとともに、自分や他者のコミュニケーション傾向を把握して相互理解を図り、コミュニケーション能力の向上を目指します。

主な研修内容は、以下の通りです。

• 知識のインプット
• ゲームワークでの実践
• 今後のアクションプランの作成　など

知識を学ぶだけでなく、他人との協力が求められるゲームワークによって、理論を実践する能力を身に付けられます。自社のコミュニケーションに課題を感じている企業の方は、ぜひ活用を検討してみてください。

まとめ

職場でのコミュニケーションを改善すると生産性の向上や意思決定のスピードアップ、イノベーションの創出など、さまざまなメリットが得られます。社内のコミュニケーションを活性化させるには、ミーティングやSNS、ツールの活用など多様な方法を活用しながら、自然に周囲との交流が生まれる環境を整えていくことが大切です。自社の施策だけでうまくいかない場合は、社外の研修も積極的に活用していきましょう。

ワークハピネスの「対人コミュニケーション強化研修」は、行動心理メソッド DiSC®診断を活用した、職場でのコミュニケーション活性化におすすめの研修です。自社のコミュニケーションに課題を感じている企業の方は、ぜひ利用を検討してみてください。