組織サーベイ・組織診断とは？効果的な活用方法や実施するときのポイント・注意点を紹介

組織サーベイや組織診断を検討していても、効果的に活用する方法や、そもそも組織サーベイ・組織診断とは何のことなのかわからないという企業の担当者も多いのではないでしょうか。

組織サーベイ・組織診断は、従業員のモチベーションの向上や行動の活性化につながる、効率的な調査です。

この記事では、組織サーベイ・組織診断について解説したうえで、サーベイの種類や活用方法、メリットやデメリット、注意点やポイントなどを紹介します。

組織サーベイ・組織診断とは？

組織サーベイ・組織診断とは、自社の従業員の満足度やモチベーション、エンゲージメント、周囲との人間関係などの組織内の環境を可視化するための調査のことです。

従来、組織サーベイ・組織診断は人事労務管理の一環として活用されることがほとんどでした。しかし、昨今では組織開発を目的として導入する企業が増えています。組織サーベイ・組織診断を行うことで組織の状況が定量的に把握でき、マネジメントの改善につながるためです。

組織サーベイ・組織診断には、モチベーションや人間関係など通常では把握できないことが可視化できることが利点です。それにより、以下のようなことを目的とした組織診断が可能となります。

・モチベーション、生産性の低下を防ぐことを目的にした組織サーベイ

従業員のモチベーションは企業の生産性に関わる重要なポイントです。問題点を可視化することで、組織全体のモチベーションを高いレベルに保つための施策を考えられます。

・離職率を下げることを目的にした組織サーベイ

従業員の突然の退職は、新たな人材確保や教育にコストがかかるといった理由から、企業にとって防ぎたい問題です。離職率を防ぐには従業員のモチベーションに加え、周囲との人間関係などにも注意を向ける必要があります。組織サーベイで従業員の様子を把握することで離職率を下げる施策を立てられます。

サーベイとアンケートの違い

サーベイとアンケートという言葉は、同じ意味として使用されることが多くあります。この2つの言葉は若干の違いがあります。簡単に説明すると「サーベイの調査目的の項目にアンケートも含まれている」ということです。

・サーベイ：アンケートに加え、集計や集約、分析などを行う過程のこと

・アンケート：問題解決のために使用する質問事項を載せたツールのこと

このようにサーベイでは、アンケートを改善に向けての過程に利用するという目的があります。

サーベイの種類と頻度

サーベイにはさまざまな調査方法やツールはありますが、半年〜1年に1度の頻度で行うセンサス、1週間〜1カ月に一度の頻度で行うパルスサーベイと、大きく2種類に分類されています。

・センサス

 半年〜1年に1度の頻度で、50問以上の質問に回答してもらうサーベイです。企業や組織、従業員についての質問から多くのデータを取得できます。問題要因の特定や課題の把握が可能です。

・パルスサーベイ

1週間〜1カ月に一度の頻度で、10問以下の質問に回答してもらうサーベイです。短期間に繰り返すため組織や従業員に発生した問題を素早くチェック・対策が行えます。しかし、パルスサーベイのみでは、問題要因の深い特定はできません。面談などとセットで行う必要があります。

サーベイの活用方法

従業員から得た回答結果を活用する手法は、大きく以下の3種類に分かれます。

・従業員の満足度調査

・個人のストレス度チェック

・エンゲージメント調査

ここでは、それぞれの活用方法について解説します。

従業員の満足度調査

これは、制度や待遇の満足度を把握するための調査です。従業員が給与や制度、福利厚生などの待遇面で求めているものを把握することで、満足を高めるための問題点を可視化することができます。

ただし、従業員の満足度やモチベーションの向上により間接的に企業全体の生産性を上げることは期待できますが「直接生産性を大きく向上させる施策ではない」という点には注意しましょう。

個人のストレス度チェック

個人のストレス度チェックを把握し、働きやすい環境づくりをするために行う「見える化」の調査です。労働者数が常時50人以上いる事業所では、労働安全衛生法により年に1度のストレスチェックが義務づけられています。この背景には、職場の人間関係や仕事量によって精神障害が引き起こされ労災請求が増えていることがあります。

そのため、従業員のメンタルヘルス不調の予防やケアなどを目的として調査を行うことが必要です。

調査の特徴は、従業員が無意識に感じているストレスなどを数値で可視化できることです。しかし、改善方法の効果や行った改善が実際に組織の成果につながっているかなど、明確になりづらいこともあります。

エンゲージメント調査

エンゲージメント調査は、従業員の仕事に対する熱意や貢献意欲を引き出す目的で行う調査です。

具体的には、従業員が自社に対し魅力を感じ、働くことに誇りが持てるための組織づくりを目的として調査を行います。組織や上司のマネジメントに対する認識を知ることで、生産性を高めるための課題を可視化できたり、施策の効果を測れたりできることが特徴です。

ただし、組織全体の調査となるため、個人の特定はできません。個人を特定しようとすると、会社や上司への忖度などで、正直な回答を得られないことが多いためです。そのため、個人を特定しない調査の方が正確な組織状態の把握につながります。

組織サーベイ・組織診断のメリット・デメリット

組織サーベイ・組織診断は、企業の課題を洗い出し分析できる有用なツールですが、メリットだけとは限りません。

ここでは、組織サーベイ・組織診断のメリット・デメリットをそれぞれ解説します。

組織サーベイ・組織診断のメリット

組織サーベイ・組織診断には、「客観的に組織の状態を数値によって可視化できる」「課題を抽出することで組織開発や改善のプロセスに生かすことができる」というメリットがあります。

また、1週間〜1カ月に一度の頻度で行われるパルスサーベイによって、従業員の離職につながる要因をいち早く把握することもできるため、離職率の低下につながることもメリットです。

組織サーベイ・組織診断のデメリット

組織サーベイ・組織診断自体が、従業員の負担となりストレスの原因になる可能性があります。

実際に、従業員が会社や上司に気を遣って偽りの回答をしたり、回答することが面倒で適当に答えてしまったりするケースも少なくありません。また、自社の従業員が回答するため意見は主観的なものです。客観的な意見を得るのは難しい可能性もあります。

さらに組織サーベイ・組織診断は、分析や項目設計、ツール検討など、実施に手間がかかるほか、回答を回収するのにも時間がかかるものです。集計や課題を分析し解決策を考えるころには問題がさらに深刻になっていることも考えられます。

組織サーベイ・組織診断のポイントや注意点

組織サーベイ・組織診断を実施するにあたり、特に意識すべきポイントや注意点は以下の4点です。

・経営陣の理解・合意を得て段階的に広げていく

・従業員の理解を得る

・特定の部署で成功事例を作る

・社内のサーベイが乱立しないように注意

ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

経営陣の理解・合意を得て段階的に広げていく

組織サーベイ・組織診断では、経営陣の理解や合意を得たうえで進めることが重要です。経営陣の合意がないサーベイの効果は薄くなります。

組織全体が変わるためには経営陣のコミットが欠かせません。調査の事例などをもとに有用性を働きかけるなど、経営陣の合意を取り付けたうえで進めましょう。

そして、経営陣のコミットを引き出したら各部の管理職に組織改善の責任を段階的に手渡していくことが重要です。

しかし、責任を渡しても上位役職者が調査に関わることをやめるべきではありません。組織や従業員に向き合う姿勢が重要です。

従業員の理解を得る

従業員の不安を払拭し理解を得るため、組織サーベイ・組織診断の実施目的をしっかり説明する必要があります。従業員が回答しづらい環境で行われるサーベイでは効果が期待できません。

サーベイは、職場への不満や問題点と感じていることを会社側へ伝える機会です。回答内容によっては、人事評価や今後のキャリアに悪影響を及ぼすのではないかと不安を感じる従業員も少なくありません。

そのため、従業員にしっかりと調査目的を理解してもらい、不安を取り除いた状態で調査を進めましょう。

特定の部署で成功事例を作る

組織改善はすぐに成果が見えづらいものです。全社で同時に進めても改善が見られなければ、従業員の組織改善への気持ちは薄れてしまいます。そのため、最初から社内全体の組織を改善しようとはせず、まずは特定の部署を絞り組織改善の成功事例をつくることが大切です。

例えば、特に改善が必要な部署に絞って改善を進めたとします。その部署に改善における変化が見られると、ほかの部署も改善したいという流れになり、結果的に社内全体の気持ちが組織改善に向くことが期待できるのです。

社内のサーベイが乱立しないように注意

サーベイの乱立は従業員のストレスになる可能性があるので注意が必要です。

サーベイツールにはインターネットで使用できるものが多いことから、容易にアンケート調査が行えます。しかし、社内でアンケート調査が乱立してしまうと、アンケートの量が原因で、業務に支障が出るなどの不満も起きかねません。

社内アンケートが乱立しないように他部署との連携や、実施のタイミングを検討するなどの注意が必要です。

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まとめ

組織サーベイ・組織診断は、従業員の満足度やストレスチェック、エンゲージメント調査など、さまざまな活用方法があります。組織の課題を可視化することで、従業員のモチベーションの低下や企業の生産性低下を防ぐ施策の参考となるでしょう。

ただし、組織サーベイ・組織診断は闇雲に進めるべきではありません。社内で実施する際には、経営陣の理解・合意や従業員の負担にならないように進めるなど、注意点やポイントを理解して行う必要があります。

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