1on1ミーティングとは？　目的や具体的な進め方、成功のポイントを解説

働き方の変化や人材の多様化もあり、従来の職場でのコミュニケーションとは異なる1on1ミーティングが注目を集めています。上司と部下が1対1で行うミーティングですが、決して堅苦しくなくカジュアルな雰囲気で部下の成長を促すことが必要です。リモートワークによってなかなか上司と部下が顔を合わせられない環境でも、チーム作りのための有効な手段となっています。

本記事では、1on1ミーティングについてメリットやデメリット、実施方法、ポイント、実例などを紹介します。

1on1ミーティングとは？

1on1ミーティングについて気になっているものの、内容については良く知らない方も多いかもしれません。まず1on1ミーティングの概要を解説します。

意味・目的

1on1ミーティングとは上司と部下が1対1で行うミーティングのことです。

実施する目的は、部下との関係性構築や部下のモチベーション向上、自発的な成長の支援などです。ミーティングといっても業務について話し合う訳ではなく、カジュアルな雰囲気の中で日々の悩みや将来のこと、ときには趣味について話します。日本ではヤフー株式会社がいち早く取り入れて広まりました。

1on1ミーティングは週に1回、月に1回など頻繁な実施が一般的で、時間は1回につき30分程度が目安です。リモートワークで顔を合わせられない場合にはZOOMなどを活用して行われます。

評価面談との違い

1on1ミーティングと評価面談は、目的と手法が異なります。評価面談は四半期に1回や年に1回程度行われ、主に業績や目標達成度に関する評価が話の中心となります。対して1on1ミーティングはより頻繁に行われ、日常の業務や人間関係の悩みや相談が話題の中心です。

また、評価面談では部下への評価や目標の設定、今後の課題に関する確認や指摘が中心となり、上司から部下への一方的な話しが多くなります。一方1on1ミーティングは、部下の意見を聞くことに重点が置かれ、双方向のコミュニケーションが重視されます。

つまり、上司が部下を判断するために行われるのが評価面談であるのに対し、1on1ミーティングは部下が主役で、部下の心理的な安全性を確保することや結論を急いで出すことよりもコミュニケーションを図ることが大切なポイントです。

1on1ミーティングと評価面談は異なる目的で実施されるため、両方をバランスよく取り入れるのが望ましいでしょう。

1on1ミーティングを行うメリット

1on1ミーティングを行うのにはさまざまなメリットがあります。

• 上司と部下の信頼関係が築ける
• 部下の会社へのエンゲージメントが向上する
• 業務効率がアップしやすくなる
• 離職率が低下しやすくなる

それぞれのメリットについて解説します。

上司と部下の信頼関係が築ける

1on1ミーティングで部下の考えや悩みを上司が聞き、解決につながるアドバイスができれば両者の間に信頼関係が生まれやすくなります。

また、以下のような効果があります。

• 上司は部下の状況を詳しく把握できる
• 上司は部下が日頃何を考えているかが理解できるようになる
• 部下は上司に対して親しみが持てるようになり話しやすくなる
• 部下の問題や課題に対して、上司が具体的なアドバイスを提供できる
• 職場内の問題や課題を共有できる

これらの要素が組み合わさり、お互いに信頼関係が築かれると考えられます。

部下のエンゲージメントが向上する

1on1ミーティングは、部下の組織へのエンゲージメント向上にも一役買います。

• 部下に対して上司が関心を持っていると示せる
• 日頃の小さな業務でも評価していると伝えれば、部下のやる気が高まる
• 問題に対処することで部下から上司への信頼・愛着が深められる
• 上司と部下のコミュニケーションが増えることで、部下が組織に対する帰属意識が強くなる
• 自分の成長を実感できモチベーションがアップする

以上により、部下の組織へのエンゲージメントが向上するとされています。

業務効率化につながる

上司は部下が業務の中で不得手だと思っていることを知り、タスクを振る際の参考にできます。得意な分野を多く振れば業務効率のアップが可能です。

また、部下の性格や仕事の進め方の特性などを知れば、チームを編成する際にも適材適所の配置ができます。

さらに、部下の現時点での仕事の進み具合や、部署内での問題点なども把握ができ、業務の遅れの改善に役立てられます。

離職率の低下につながる

部下の声を聞くことは、離職率の低下につながります。

部下は、自己成長できたり仕事がしやすいと感じたりできる環境で長く働きたいと考えます。そのような環境を作るためには、1on1ミーティングで問題や課題を小さいうちにキャッチして、解決へ向かうことが重要です。そうすることで、仕事や会社への不満が大きくなって離職する、というリスクが減らせます。

本当にやりたい仕事や今後の目標もヒアリングして適材適所の配置を行えば、仮に何らかの不満を持っている部下も、徐々にその不満を減少させられるでしょう。

また、部下にとっては「上司がちゃんと見ていてくれる」と思う安心感が長く働きたい気持ちにもつながります。

1on1ミーティングを行うデメリット

1on1ミーティングには、時間がとられてしまったり目的があいまいなままだと逆効果になったりするなどのデメリットもあります。それぞれについて解説します。

時間が取られる

1on1ミーティングは頻繁に実施すれば効果が出やすくなりますが、部下の人数が多いと上司は多くの時間を取られてしまいます。

そこで、一人あたり30分など短時間で効率の良いミーティングを心掛けましょう。とはいえ、時間内に部下から意見や悩みを聞き出すことは難しく、上司はコミュニケーション能力が求められます。日頃から部下とコミュニケーションを取ったり、仕事の進め方や人間関係などに支障をきたしていないか観察したりするようにしておくと、会話もスムーズになります。

目的が不明確だと逆効果

1on1ミーティングの目的を上司と部下で共有ができていないと、ただ時間を取られるだけで、上司は必要な話題を聞けないで終わってしまうケースがあります。部下も参加する意味が分からず、自己成長にもつながりません。

有意義なものにするためには、あらかじめ1on1ミーティングを実施する目的や意義を、周知しておくことが肝心です。行う意義が分かっていれば、部下も相談する内容を準備したり、アドバイスを受けたい話題を用意したりしておけるため、時間効率もアップするでしょう。

1on1ミーティングの心構え

※ワークハピネス様にて追記お願いいたします。

1on1ミーティングのやり方

実際に1on1ミーティングはどのように進めたら良いのでしょうか。効率のよい1on1ミーティングのやり方を解説します。

目的を決めて周知する

新しい制度として1on1ミーティングを始める前に、何のためにミーティングを実施するのかを従業員に周知しておきます。

ダラダラとした時間を嫌がり、参加に消極的になる部下もいるため、部下の成長やステップアップのためであると明確に理解してもらいましょう。

また、上司との面談となると緊張してしまう部下もいます。人事評価ではない点や、カジュアルに話をする場であると伝えておきましょう。

事前準備を行う

1on1ミーティングに掛ける時間はおおむね一人30分程度です。限られた時間で効率良く会話を進めるために、部下にあらかじめ話したい内容をまとめておくように伝えてください。部下の性格や特性に合わせて、1on1ミーティングの進め方を想定しておくと良いでしょう。

ミーティングの日時や場所の設定は、上司と部下のどちらが行ってもかまいません。ただし、どうしても他の業務よりも優先順位が下がりやすく、日程を伸ばし伸ばしにしているうちに行い損ねるかもしれません。定期的に決まった曜日や時間に設定すると、忘れにくく確実に実施できます。

1on1ミーティングを実施する

一方的に上司が話すのではなく、まずは部下の話しを聞いてください。課題や悩みがあれば、それに対して上司がアドバイスしましょう。

上司は、何人もの部下の話を聞くため、必ず一人ずつ記録を取ってください。次回のミーティングの際に、それらの記録を元に話が進められ、問題が解決できたか、成長できたかなどの判断がしやすくなります。

前回の1on1の内容を忘れて何度も同じ内容を聞くと、部下のテンションが下がってしまいます。前回の1on1ミーティングに関する記録を事前に読み、すんなりと話題に入れる準備をしておきましょう。

話の流れは以下の進め方をおすすめします。

部下の現状を知る

部下が置かれている状況・状態や現時点で感じていること、思っていることなどを丁寧に聞いて、心理的安全を感じてもらいます。部下が話したいテーマや前回の話題が解決したかなどについても聞いてみます。また、日頃がんばっていることなどを承認しましょう。

※ワークハピネス様にて追記お願いいたします。

情報を要約・整理する

部下から聞いた情報を要約・整理し、部下の思考をクリアにします。部下の話しを要約・整理しつつ「〇〇〇〇ということですね」と質問をし、部下にも再確認する時間を与えてください。表情を読み取ったり「すっきりしましたか？」などと質問してみたり、部下の思考がクリアになったかを確認すると良いでしょう。

※ワークハピネス様にて追記お願いいたします。

未来を共に考える

部下の悩みや問題解決を支援するとともに、キャリアプランなど部下の未来についても一緒に考えていきます。一方的に上司から解決策を提案するのではなく、適切な質問をして部下自身に悩み・問題解決の糸口を考えてもらいましょう。部下が自分でアイデアを出すのが難しそうなら、一緒にアイデアを考えてください。

※ワークハピネス様にて追記お願いいたします。

1on1ミーティングを振り返る

1on1ミーティングの最後には、そのミーティングの内容を振り返ります。次回のテーマまで決められるとなお良いでしょう。

一回の1on1ミーティングでは解決できないテーマがあれば、次回にまた話すことを約束します。そうすることで部下は次回の話題が探しやすくなるとともに、継続した会話の中で成長していけるようになるでしょう。

1on1ミーティングを導入した初めのうちは「この1on1ミーティングに意味があるのだろうか」と思ったり、うまく進められなかったりするかもしれませんが、繰り返すうちに有意義なものになっていくでしょう。

1on1ミーティングのアジェンダ例

実際に1on1ミーティングで話すテーマは何がふさわしいのでしょうか。いくつかアジェンダ例を紹介します。

業務上の困りごと

部下が業務上で直面している困りごとや問題点を、1on1ミーティングで共有しましょう。解決策やサポート方法を話し合えば、部下の成果向上が期待できます。

また、業務上での困りごとや問題点を上司が共有することは、「ちゃんと上司が知っていてくれる」という思いから、部下のストレスや不満を解消しやすくなります。さらに、解決策やサポート方法を提供すると、業務の効率化や品質の向上にもつながるでしょう。

心身の健康状態

心身の健康状態について話すことも重要です。仕事のストレスや体調不良など、部下が抱える問題や悩みを共有してサポートすることは、生産性の向上や心身の健康状態の改善につなげられます。

また、心身の健康状態に関する話題は、コミュニケーションを深めるための良いきっかけです。心身の不調は職場の人間関係や業務上のストレス、ワークライフバランスの欠如などでも起こりやすいため、特にチェックしたい点です。

キャリア形成・目標

1on1ミーティングでキャリア形成や目標設定について話し合えば、部下のキャリアの進展に役立ちます。具体的なキャリアプランの策定や成長の支援により、部下のモチベーションやスキルの向上が期待できます。

もし部下にキャリアプランや目標がない場合でも、1on1ミーティングを考えるきっかけにしてもらいます。今がんばっていることや楽しいと感じる業務などについても掘り下げて、一緒に目標を考えるのも良いでしょう。

大きなキャリアプランや目標でなくても、一年後にどうしていたいか、将来的はどのように働いていたいか、話しながら少しずつクリアにしていくようにします。

業務外の過ごし方

一見関係ないように思える業務外の過ごし方は、上司と部下の間にある緊張を解きやすい話題です。週末の過ごし方や趣味の話、プライベートでうれしかったことなどから、会話の糸口を見つけましょう。共通の趣味が見つかれば、日頃の会話もはずみやすくなります。

また、プライベートの悩みが業務に支障をきたしている場合もあり、部下から話し出すようであれば、聞いてください。

ただし、プライベートの話は部下が望まない限り、しつこく聞き出そうとすればハラスメントになる可能性があります。特に家族関係のことなどはセンシティブな話題に触れやすいので注意してください。

1on1ミーティングを成功させるポイント

1on1ミーティングを成功させるにはどのようにしたら良いのでしょうか。成功させるためのポイントについて解説します。

上司の育成も行う

有意義で意味のある1on1ミーティングを行うには、研修などによる上司の育成も重要です。

上司だからといって、1on1ミーティングが最初からうまくできる訳ではありません。1on1ミーティングを行う立場の社員をまずはきちんと育成し、その上で1on1の実施をするようにしましょう。

上司のスキルアップの内容としては、傾聴力、質問力、コーチングスキル、ロジカルシンキングなどがあります。これらは日頃のビジネスでも身につけておいて損のないものです。

ただし、育成を行ったからといって毎回1on1ミーティングが成功するとは限りません。会話がはずまなかったり、話しを引き出せなかったりする場合もあります。必ずしも成功しなくても良いので、何回か繰り返しながら、少しずつ部下と一緒に作り上げるような感覚で進めるようにしてください。

「自由」「楽しさ」を重視する

1on1ミーティングでは、「自由」と「楽しさ」を重視することをおすすめします。理由としては、リラックスした雰囲気で行われるミーティングの方が、より円滑なコミュニケーションやクリエイティブな意見交換を促進するからです。しかし、上司は正しさや理想を求めてしまいがちになり、自由に話す空間にならない場合があります。1on1ミーティングは、あくまでも部下のために行うことを忘れないようにしてください。

事前に考えていたような話の流れにならなかったとしても、部下が楽しそうに話をしたり有意義に感じたりしていれば、まずはそれで良しとしましょう。

どうしても堅苦しくなりそうならば、オフィスから離れてカフェなどを利用するのも手です。

継続して行う

1on1ミーティングは、1回あたりの時間は短くても必ず定期的に実施しましょう。1回や2回の実施で1on1ミーティングの効果が分かるものでなく、継続的に実施することで徐々に効果が現れていくものだからです。

会議でも面談でもないため、特にはっきりとしたテーマがなくても実施しましょう。軽い雑談でも会話をすれば、上司と部下の間は縮まりやすく、何気ない会話から仕事のヒントが生まれるケースもあります。

予定日時に都合が悪くなった場合も、忙しさを理由に中止とはせず、他の日に設定しましょう。

目的は部下の成長であることを徹底する

1on1ミーティングは部下の成長や働きやすさや日々のコミュニケーションにつながります。

仕事についても、部下から相談があれば話を聞いてアドバイスをしますが、上司から仕事の進捗状況を聞き出したり、仕事へのダメ出しを一方的にしたりするのは避けましょう。一方的に上司が話すと部下を萎縮させてしまいます。貴重な時間を業務連絡に割いてしまうのも良くありません。

あくまでも部下が提示するテーマについて話を聞き、必要なアドバイスや対応をし、部下にとってより良い時間を提供してください。

上司は解決策をすぐ提示しない

部下から悩みや問題を相談されても、上司は直接的な解決策をすぐに提示しないのも大切なポイントです。

つい、人生の先輩としていろいろ言いたくなりますが、それでは自発的な部下の成長を妨げてしまいます。また上から一方的に話すと、部下は話しにくいと考えてしまうかもしれません。部下が自分自身で解決策にたどり着けるようなアドバイスを心掛けましょう。

部下の成長のためという、1on1の目的を上司自身もよく理解しておくのが大切です。

部下が話しやすい雰囲気を作る

部下にとって上司は、気軽に話ができる存在ではないことが多いものです。

「気軽に話して」や「ざっくばらんに」と言われても、部下は緊張して恐れ多いと感じてしまいます。本当にリラックスしてしゃべってしまったために、日頃の仕事に支障が出るのではないかと心配するかもしれません。

まずは、1on1ミーティングが部下の育成やモチベーションアップのために行われるものであることを理解してもらってください。その上で、上司は部下がリラックスして話せる雰囲気作りを心掛けましょう。

聞いていてもどかしいと感じても、口を挟んだり話の腰を折ったりするのは避けてください。その時点で部下は緊張してしまいます。

ネガティブなことも受け止める

業務上のネガティブな悩みや話題が出る可能性もありますが、上司はしっかり受け止めることが大切です。頭ごなしに「それはあなたがおかしい」などと言ってしまえば、「人事評価に響くかも」と不安を感じて部下は正直に話ができなくなります。

どのような話でも真剣に聞くことで「変に思われるかも」「真剣に聞いてもらえないかも」といった心配を払拭できます。もちろん、他の人に話がもれないときちんと理解してもらうことも必要です。そのような対応をすることで、次回からも安心して話してくれるようになります。

前向きな目標や挑戦は言いやすいものですが、ネガティブな感情や深刻な悩みこそ、話しやすいようにしてあげましょう。

完璧を求めず上司と部下で作っていく

毎回完璧や成功、成果を求めず、上司と部下で継続して有意義な時間を作り上げていく意識で進めてください。

上司は、うまく部下の本音を聞き出せなかったという反省があっても、慌てて次に話を進めることはせず、部下が自然と話しやすくなるきっかけを作りましょう。

明らかに困りごとがあるように見えたら、部下が言い出さなくても上司側から「○○の件は順調？」などと話題を振ってみるのも良いでしょう。

導入事例から見る1on1ミーティングの具体的なやり方

実際に1on1ミーティングを実施している企業の実例について、導入の背景や理由、行っていること、効果などを見ていきましょう。自社との共通点や似た背景があれば、導入の参考にしてみてください。

ヤフー株式会社

2012年、日本では一足早く1on1ミーティングを取り入れた企業とされています。導入の背景は社内のコミュニケーション不足の解消でした。

ヤフー株式会社では、約30分の1on1ミーティングを隔週で1回以上行っているとのことです。1on1ミーティングでは、仕事の経験や失敗を振り返りフィードバックをすることで、IT業界という変化が速い業界に対応するために必要な経験学習に役立てています。また、上司と部下の相互理解が深まり、それまで隠れていた部下の能力を引き出すことにも役立っています。

楽天グループ株式会社

楽天グループ株式会社では、2017年から勝てる人材、勝てるチームを作る「Back to Basics Project」の一環として、1on1ミーティングを実施しています。

業務の話題の他、キャリアプランなどテーマは幅広く、自由度の高いものとなっています。

毎週または隔週で30分程度実施していますが、上司から部下への「指導」は行わず、お互いが学び続けることが目的です。部下の疑問点や不安が解消し、キャリアプランが明確に描けるなど一定の効果が生まれています。

また転職したばかりの人にとっては、仕事の不安を聞いてもらったりキーパーソンを紹介してもらえたりするなど、新しい職場になじみやすい環境づくりに貢献しています。

クックパッド株式会社

チーム力を高めるのが、クックパッド株式会社での1on1ミーティングの主な目的です。日頃2～3人でチームを組んで仕事を進めることが多いため、チーム力を高めることは重要な課題となっています。また、エンジニアは個人プレーが多く、なかなかお互いを知ることができなかったのもきっかけの一つでした。

1on1ミーティングに掛ける1回の時間は、一人につき15～30分程度です。リラックスして話せるようにスタイルもとてもカジュアルで、ランチをしたり散歩をしたりしながら1on1ミーティングを実施しています。

リラックスできる環境を作っているため、部下からも率直な声が聞かれることが多いようです。また、上司と部下の間に信頼関係が生まれ、チームに活気が生まれました。

まとめ

近年、1on1ミーティングを導入する企業が増えています。1on1ミーティングは評価面談などとは異なり、上司と部下がカジュアルな雰囲気の中、基本的には部下のためにさまざまなテーマで話すのが特長です。部下の成長やモチベーションアップ、上司と部下の信頼関係の育成などが目的であり、仕事をしていく上での不安や、将来のキャリアのことなどがテーマとして登場します。上司は部下が話しやすい環境づくりを心掛け、しっかりと話を聞くことを大切にしてください。

1on1ミーティングを成功させるには、まず上司が傾聴力や質問力など部下の話を引き出せるスキルを身につけることが大切です。

人材育成・社員研修など組織開発コンサルティングのワークハピネスでは、1on1ミーティングを成功に導くための、管理職向け研修を実施しています。1on1ミーティングへの理解から、実践的学習までさまざまなカリキュラムが組まれているため、今後自社への1on1ミーティング導入を検討中の方はぜひワークハピネスにご相談ください。