仕事が早い人の秘訣

私、公認会計士時代、仕事が早くて絶対残業しないことで有名でした。早く仕事を終わらせて遊びに行きたい一心で生み出した仕事最速処理の秘訣をお伝えしたいと思います。ポイントは４つ。

・早めに依頼者の好みを知る
・６０点主義
・ダメ出しを恐れない
・得意な人にやってもらう

仕事を最速に処理する秘訣

まず、「早めに依頼者の好みを知る」から。あなたが社長やプロジェクトの最終責任者じゃないのならば、仕事って誰かから振られてますよね。

そして、仕事の完了とは、その依頼者から「どうもありがとう。これで良し！お疲れ様！」と言われて解放されることですよね。だったら依頼者の好みを早めに知るべきです。

仕事の完成イメージは依頼者の価値観や美学によって違います。一生懸命仕事を仕上げて依頼者に提出したら、全くイメージが違ったらしく「全否定のちゃぶ台返し！」なんてことありません？

ならば、骨格が出来上がったところで、一度レビューに出して、完成物のイメージを早めにすり合わせておくべきです。

監査法人時代の出来事です。会計監査においては、クライアント企業の財務諸表に、不正や誤謬がない事を証明するために監査手続きを行います。その過程を監査調書というものにまとめる必要があります。

日本人のマネージャーに振られた仕事を片付けてレビューに出したら、「監査調書はアートだ。美しくないからやり直し！」となりました。ドイツ人のマネージャーのクライビッヒと仕事をしたとき、同じ感じで美しく仕上げた監査調書をレビューに出したら、読んでいる彼の表情がみるみる不機嫌になっていきました。

「どうかしましたか？」と私。“Beautiful”と彼。「サンキュー」と私。“So So Beautiful”と顔を曇らせるクライビッヒ。「何か問題でも？」と私。

彼のクレームの内容は要約するとこんな感じ。「この監査調書は誰が見るのかを知っているのか？私が見るんだ。私は馬鹿か？違う、私はスマートだ。こんなに綺麗に書かなくても私は理解できる。世間に公表するわけではない監査調書を美しく書くことに無駄な時間を使った君が許せない！」と。

こちらは良かれと思って綺麗に仕上げたのにドイツ人の超合理的な価値観では美しさは余計な時間の浪費に見えるのです。

人にもよりますが、傾向として日本人は「美しさ重視」。ドイツ人は「中身重視」。スタッフの作業を信じない傾向が強いアメリカ人は「量重視」。価値観にお国柄が出ていて面白いです。

いずれにしても、依頼者の価値観に合わせた成果物を納品しないと解放してはもらえません。以後、様々な上司と仕事をするたびに、まずは適当なところでレビューに出して、その上司の価値観や美学を探るという時短スキルを身に付けました。

日本的に言えば、骨格が出来上がったところで「相談」と称して、依頼者に方向性の確認をお願いし、残作業のイメージを共有することです。

「６０点主義」

パレートの法則ってご存知ですか？例えば「富の８０％は２０％の人々が所有している」のような、「物事の結果のうち８０％は、２０％の要素によってもたらされる」という法則です。

これ、仕事に当てはめると「２０％の投入時間で８０％の成果が得られる。」ということです。10時間かければ１００点取れるならば、2時間で８０点。1時間の投入で６０点は取れます。このパレートの法則を知って以来、私の目標は常に６０点。

全体像の骨格を固めれば６０点は取れます。作業を始める前に、１０％の時間投入で全体像の骨格を固められるタスクを洗い出します。骨格が完成したら即時に仕事の依頼者にレビューに出します。完成形のイメージを共有してから残作業を処理すれば、無駄な手戻りや「ちゃぶ台返し」を避けて最速で仕事は完了します。

「ダメ出しを恐れない」

６０点主義で依頼者に成果物を提出すると「ああだ」「こうだ」とダメだしを受けることも多いです。最近の若者はこのダメだしされるのが嫌でついつい完璧主義に陥るとか。ダメだしを恐れてはいけません。

「あなた」にダメを出しているのではなく「成果物」にダメを出しているのです。人格を否定されているわけでは無いのだから恐れる必要も落ち込む必要もないのです。

さらに、依頼者本人に成果物に対する明確なイメージが無いことも多いです。だから、完成形のイメージを語り合うための試作品が必要なのです。６０点の試作品を見て、初めて依頼者は「自分の欲しいものが何か？」がわかったりします。ダメ出しは、否定ではなく、「建設的なアイデアを頂いている」とポジティブに受け止めてください。

「得意な人にやってもらう」

みんな仕事を抱え込みすぎなんです。私が部下によく言っていたのは「立ってるものは親でも使え！」です。苦手な仕事を振られたらそのまま得意な人に振ってしまえば良いのです。社外の友人もフル活用です。人脈はいざという時に威力を発揮します。日頃から様々な人助けをしておくことが重要です。

公認会計士時代には、クライアントの経理担当の方々に大いに助けてもらいました。クライアント社内の事は、毎日そこで働いている担当者の方が間違いなく詳しいです。重要性の低い経費や資産の変動分析は担当者に丸投げ。ときには監査調書まで書いてもらいました。監査人としては要所を抑えれば良いので全く問題ありません。

・早めに依頼者の好みを知る
・６０点主義
・ダメ出しを恐れない
・得意な人にやってもらう

実践して、浮いた時間を有意義に使ってください！

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