テレワーク中のコミュニケーションについて課題と解決方法は？

インターネットを利用するのが当たり前になったことに加え、モバイル端末が普及するにつれて、テレワークを導入する企業も増えてきました。さらに、2020年に世界規模で感染が拡大した新型コロナウイルスがまだまだ猛威を振るうなか、企業には一層のテレワーク導入が推奨されています。

テレワークを導入すれば社内が密状態になるのを防ぎ、感染リスクを低減させることにつながります。また時間をかけて通勤する必要もなく、その分家族との時間を増やすことができるところもテレワークを導入するメリットです。

さまざまなメリットがあるテレワークですが、ほかの社員と顔を合わす機会が減ることでコミュニケーションに関しては課題があるといえます。この記事ではテレワーク中に起こり得るコミュニケーションの課題と解決方法について詳しく紹介します。

テレワーク中のコミュニケーションにおける課題とは？

オフィスで仕事をしているときは同じ空間で直接上司や同僚の顔を見ながら会話ができますが、テレワークになると相手とは直接会えません。仕事を進めるにあたって確認したいことや疑問に思うことが出てきたとき、スムーズにコミュニケーションがとれるのかどうか心配な社員もいるのではないでしょうか。

人と直接会わずに仕事を進める状況がはじめての企業にとっては、特に戸惑うことが多いかもしれません。ここではテレワークにおける課題について3点挙げ、それぞれ解決策を紹介します。

【課題】社員のモチベーション維持が難しい

オフィスで勤務するのとは違い、テレワークは社員が自分だけしかいない環境で仕事をしなければなりません。企業側にとっても社員一人ひとりの行動が見えにくく、勤怠管理が難しい点がデメリットです。

オフィスでの勤務のように出勤・退勤をタイムカードなどで明確にできるわけではなく、残業をどのくらい行ったか、休憩時間はどのくらい取ったかなども基本的に自己申告です。オフィスでの勤務を前提にしている管理方法では、対処が難しいかもしれません。

上司や先輩、同僚の目が行き届かない自宅では仕事に対するモチベーションを保つことが難しく、業務効率が下がる可能性があります。オン・オフをうまく切り替えることができず、なかなかやる気が起こらないこともあるでしょう。業務以外のことに気を取られたり、張り合いがなくなって怠けてしまったりすることも考えられます。

【解決方法】テレワークに合わせたツールを導入

社員に対して精神論を説いてやる気を起こさせようとするよりも、適切なツールを導入する方が効果的です。

まずは面と向かってやり取りができない分を少しでもカバーしてくれる適切なツールを活用することで、コミュニケーション不足によるモチベーションの低下を防ぐようにしましょう。具体的なツールとしてはビジネスチャットであれば「Chatwork」や「Slack」、オンラインミーティングなら「Zoom」や「Whereby」、「Google Meet」などがあります。

コミュニケーションツール以外に、勤怠時間を管理できるツールや業務の進捗状況をチームで確認できるツールを導入するのもおすすめです。たとえツールを通してであっても、上司や同じ業務にかかわる同僚たちとコミュニケーションを取ることができればチームワークを維持し続けることができるでしょう。

さらに、業務に対する評価制度を見直すことも解決策のひとつです。単純に勤務時間だけで評価するのではなく、出した成果そのものに基準をおく方が漠然と仕事をし続けるよりもモチベーションを保ちやすくなります。

【課題】言葉足らず・説明不足がのちのちトラブルに

すぐに顔が見えるオフィスで仕事をしているときは、相手の様子を見ながら業務を進めていくことができます。自分が発した言葉や指示を相手がどのように受け止めているか、直接反応をうかがうことも可能です。

もし言葉が足りなかったと感じれば、説明や指示を付け加えることが可能です。文字にすると強い言葉に見えても、話の仕方や表情、雰囲気などから決して怒っているわけではないことが理解できるケースも少なくありません。

相手に会わずに業務を進めなければならないテレワークでは、ツールなどに書かれた文字だけで意図を汲み取り、判断する必要があります。ときには相手の指示を正しく受け取れなかったり、誤解を生んだりすることも考えられます。説明不足のまま業務を継続した結果トラブルに発展し、より深刻な事態に陥る危険性があることも課題のひとつです。

【解決方法】リモートだからこそ言葉には十分気をつけて

言葉や説明が足りないことが原因でトラブルを招く危険性があるリモートワークだからこそ、言葉には特に気を配って業務を進めなければなりません。文字で書かれた言葉は意外と書いた本人が意図したとおり受け取ってもらえないことや、有らぬ誤解を招くこともあります。

リモートワーク中は直接顔を合わす機会も限られるため、誤解を解消することなくトラブルにまで発展しがちです。そのような状況を招かないために、できるだけポジティブな言葉を選ぶように心がけましょう。普段以上に感謝を言葉で伝え、相手のモチベーションを上げられるように配慮することも大事です。

業務の変更やキャンセルが発生した場合など、相手に対してなにかを断る必要が生じた際は、より言葉に気をつけなければなりません。理由を添えて丁寧に説明するように心がけることで、誤解を生みにくくなります。

【課題】新入社員が抱く孤立感

インターネット環境と便利なツールが使えるようになり、テレワークがひとつの働き方として定着しつつある企業も増えてきました。しかし新型コロナウイルスの感染拡大を受けてテレワークを導入した企業のなかには、まだうまく馴染めていない社員がいるかもしれません。

特に新入社員の場合は、入社後ほとんど他の社員とコミュニケーションが取れないままテレワークに突入した人もいるのではないでしょうか。通常なら親しくなる機会がある同期とも、ほとんど接することがなかった人もいるでしょう。誰にも会わずに自宅で仕事をしていれば、孤独感を強く抱いてしまってもおかしくありません。

一人暮らしをしている新入社員は特に心配です。不安を感じても誰にも相談できない、悩みを聞いてもらうことさえできない状況が続けば、余計に思考がマイナスに傾いたりストレスをため込んだりすることもあります。

【解決方法】雑談も交えて気軽なコミュニケーションを

社員が孤独を感じやすいテレワークだからこそ、コミュニケーションを取ることが大事になります。それも堅苦しいものではなく、まるでオフィスで雑談しているかのような気軽なコミュニケーションを取り入れることがポイントです。

会話のなかに雑談を交えたり気持ちをほぐせるような言葉かけを入れたりすることで、リラックスした雰囲気を作り出すこともできるでしょう。コミュニケーションを取る機会が増えることで部下のちょっとした変化にも気づきやすくなり、心身の状態を把握しやすくなります。チーム全体でのコミュニケーションが活発になれば、結束力も高まります。

文字だけのコミュニケーションだけではなく、あえてWebカメラをオンにしてビデオ通話の機会を設けるのも孤独感を抱かせないための有効的な方法です。顔が見えることで、より組織の一員であることを意識しやすくなるでしょう。

コミュニケーションを円滑にするためのポイント

テレワーク中に起こり得るコミュニケーションの課題と解決方法を紹介したところで、ここからはよりコミュニケーションを円滑にするポイントを説明します。せっかくコミュニケーションツールを導入するなら、有効的に使わなければ意味がありません。

実際にツールを導入して効果を上げるためには、ツールの特徴をふまえた活用の仕方を把握しておくことが大切です。この段落ではよりコミュニケーションを円滑にするためのポイントを3点紹介します。

コミュニケーションツールは統一しよう

テレワークに役立つコミュニケーションツールにはさまざまな種類がありますが、だからといって複数のツールを導入してしまうと業務効率が悪くなってしまうこともあります。たとえば、ビジネスチャットツールを複数導入してしまったら、それぞれのツールでメッセージを確認しなくてはならず、時間がかかってしまいます。

効率よく活用するためには、導入するツールを社内で統一することがポイントです。複数のツールを導入しても問題なく使いこなせる人もいれば、そうでない人もいるはずです。ITに詳しくない人にとっては使い方を覚えるだけでも時間がかかり、いくつもツールを駆使しなければならない業務はかなりの負担になります。

自社の業務内容を考慮しながら、必要な機能を備えたツールを導入するようにしましょう。

チャットにはスピーディーな反応が◎

チャットを活用する目的のひとつが、コミュニケーションをスムーズにすることです。なによりも社内の同じ空間で仕事をしているような、スピーディーな対応が求められます。文書やメールの文頭に使うような挨拶文、文末の締めの言葉も不要です。

呼びかけに対してできるだけ早く反応・返信することがポイントです。時間をかけてしっかりした文章を書く必要はなく、短い言葉でかまいません。リアクション機能を使えばもっと簡単にチャットの内容を把握していることが伝わります。

メールにはないチャットならではの絵文字の機能を活用してもよいでしょう。お願いや感謝を顔のイラストで表現した絵文字を使えば、やわらかな印象で相手に気持ちを伝えることもできます。ツールのなかにはスリープ機能が備わっているものもあり、メッセージを確認できない状況のときはチャットを見ていないことがわかるようになっているものもあります。

チャット・メール・電話を使い分けよう

テレワークを行うために、すでに何らかのチャットを導入している企業も多いのではないでしょうか。チャットは複数の社員が所属するチーム全体でスピーディーな情報共有ができます。気軽にコミュニケーションを取れるところもメリットです。

ただ電話やメールにもそれぞれ強みがあります。顔を合わせなくても直接話ができる電話では、チャットでは伝わりにくい微妙なニュアンスまで伝えることができるでしょう。やり取りした内容をエビデンスとして残しておきたいときはメールが便利です。

緊急性の高い連絡を確実に伝えたいときや文字では伝わりにくい内容には「電話」、通常の社内連絡には「チャット」、社外連絡は「メール」を使うなど、状況に応じて使い分けることがポイントです。

テレワークだからこそコミュニケーションの充実を

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークを導入する企業も増えてきました。テレワークを導入するにあたり、コミュニケーションの取り方で悩む人も多いかもしれません。

仕事に対するモチベーションを保ち続けるのが難しいうえ、言葉や説明が足りないことがトラブルを招くこともあるでしょう。また、なかには孤独感を募らせてしまう人もいるかもしれません。直接相手と顔を合わせないからこそ、テレワークではコミュニケーションの充実を図ることが大事です。

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